Iris Galerie : de Google Sheets à une application sur-mesure

Contexte & Enjeu

Mi-mars, Iris Galerie sait que le rush approche : vacances de Pâques, ponts de mai, puis la haute saison estivale. Chaque jour compte. La moindre erreur peut entraîner des commandes retardées et des clients mécontents.

Avec une croissance rapide – passant de 7 à plus de 50 galeries en quelques mois – le suivi des commandes devient un véritable casse-tête.

Jusqu’ici, tout reposait sur Google Sheets et Google Drive : 
✔ Une solution simple et rapide à mettre en place 
✖ Mais un système fragile, qui générait de plus en plus d’erreurs.

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« En haute saison, on croulait sous les commandes. Des images disparaissaient, des clients recevaient une mauvaise impression, et il fallait sans cesse contacter les galeries pour récupérer des infos manquantes. »

Céline Tu-Fimolin

Directrice Supply chain

Problèmes majeurs :
- Trop d’erreurs dans les données (mauvais fichiers, saisies erronées, adresses incomplètes).
- Une commande pouvait rester bloquée plusieurs jours sans que personne ne le remarque.
- Les modifications du fichier s’écrasaient quand plusieurs personnes y accédaient en même temps.
- Perte de temps considérable pour les équipes, avec des impacts directs sur les délais de livraison client.

Le défi : Trouver une solution efficace, rapide et évolutive

- Structurer le suivi des commandes sans perturber l’organisation en place.
- Un délai très court : l’outil devait être opérationnel avant la haute saison.
- Un budget maîtrisé : pas question d’investir dans un projet lourd et incertain

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« On voulait une première version simple, rapide à déployer. On envisageait même un outil NoCode jetable pour tenir la saison, quitte à tout refaire après. »

François d'Hautefort

Directeur général

L’équipe de Captive a proposé une alternative plus durable :

✔ Une première version rapide à déployer, mais évolutive pour éviter de tout refaire plus tard. 
‍✔ Un modèle de développement flexible, permettant d’ajuster les priorités sans surcoût.

Solution appliquée

Avant (Google Sheet)

Image de la gestion des commandes avant Captive (sur Excel)

Après (Application métier)

1. Cadrage et priorisation

Objectif : Structurer un plan d’action clair en 5 jours.

Captive a organisé un atelier de cadrage express pour :

- Cartographier les problèmes critiques.
- Identifier les fonctionnalités les plus utiles immédiatement.
- Concevoir une solution rapide à déployer, mais capable d’évoluer.

📌 Les 4 priorités identifiées :

Problème	Solution retenue	Fonctionnalités à développer
Erreurs fréquentes de saisie	Formulaires intelligents avec validation automatique.	5 fonctionnalités
Mauvais suivi des commandes	Statuts mis à jour automatiquement et intégration avec les outils existants.	4 fonctionnalités
Absence d’alertes en cas de blocage	Notifications envoyées aux galeries pour un suivi en temps réel.	3 fonctionnalités
Données écrasées en cas d’accès simultané	Interface sécurisée avec gestion des accès par utilisateur.	3 fonctionnalités

📌 Résultat du cadrage : une première version ciblée, réalisable en 6 semaines, avec 15 fonctionnalités.

2. Développement en cycles courts

Objectif : Livrer des résultats visibles toutes les semaines.

Avec une approche Lean & Agile, Captive a construit l’application en sprints courts, permettant :
- Des tests et validations en continu → Ajustements basés sur les retours terrain.
- Un accès anticipé à l’application → Interface de test active dès la 1ʳᵉ semaine.
- Un déploiement progressif → Aucune interruption d’activité.

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« Avant, on avait toujours peur qu’un projet digital parte dans tous les sens. Là, on voyait chaque étape avancer et on avait une vraie visibilité. »

Mathieu Colin

Responsable digitalisation des opérations

📌 Organisation des livraisons

Sprint	Fonctionnalités livrées	Bénéfices
Semaine 1-2	Création des comptes galeries + système de connexion sécurisé	Chaque galerie accède uniquement à ses commandes.
Semaine 3-4	Interface de saisie avec validation automatique	Moins d’erreurs → Plus besoin de vérifier chaque commande manuellement.
Semaine 5-6	Interface QA + API labo + notifications automatiques	Suivi en temps réel et alertes instantanées en cas de problème.

3. Un socle évolutif pour accompagner la croissance

Objectif : Un outil qui grandit avec l’entreprise, sans jamais devenir une contrainte.

L’application a été conçue pour évoluer rapidement, en intégrant les meilleures pratiques de développement :
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✔ Chaque mise à jour est testée automatiquement → Moins de bugs, corrections instantanées. 
✔ Les nouvelles fonctionnalités sont livrées en continu → Pas de projets bloquants, des améliorations régulières. 
✔ L’application s’adapte à la croissance → Plus besoin de tout reconstruire à chaque nouvelle étape.

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« Avant, chaque correction était une source de stress. Aujourd’hui, on sait que si un problème est détecté, il sera corrigé et mis en ligne en un temps record. »

Jessica Hamawi

Responsable Contrôle Qualité

📌 Évolution de la plateforme après 18 mois :

Indicateur	Au lancement	18 mois après
Nombre de fonctionnalités	15	140
Nombre de tests automatisés	40	200+
Nombre de mises en production	3	50+
Nombre de galeries connectées	50	150+

Aujourd’hui encore, Iris Galerie continue d’enrichir son outil, sans jamais repartir de zéro.

Impact sur l’activité

Les galeries sont notifiées immédiatement en cas de blocage. Les clients peuvent suivre leur expédition.

Comparaison avant/après

L’automatisation et le suivi en temps réel ont eu un impact immédiat sur la productivité et l’expérience client.

Avant (Google Sheets & Drive)	Après (Application sur-mesure)	Gains mesurés
✖ 1 commande sur 10 nécessitait une correction manuelle.	✔ Vérification automatique des saisies et adresses	🔻 80 % d’erreurs en moins
✖ 10 % des commandes restaient bloquées faute de suivi.	✔ Alertes et relances automatiques	⏳ Délai moyen réduit de 2 jours
✖ 30 min/jour perdues en vérifications manuelles	✔ Statuts centralisés et visibles en temps réel	⏱ 2-3h gagnées par semaine et par galerie
✖ Retards fréquents, réimpressions coûteuses	✔ Commandes traitées 20 % plus vite et avec moins d’erreurs	⭐ Moins de réclamations clients

Ces chiffres sont des estimations basées sur les premiers mois d’utilisation de l’outil et peuvent évoluer selon l’activité.

Résumé et résultats

En 6 semaines, IRIS Galerie est passée d’un suivi artisanal sous Google Sheets à une solution robuste et évolutive

Les résultats : 
‍✔ Production plus fluide → Moins d’erreurs et une gestion des commandes optimisée. 
‍✔ Gain de temps opérationnel → Jusqu’à 3 heures gagnées par semaine et par galerie. 
‍✔ Expérience client améliorée → Moins de réclamations et des délais raccourcis de 2 jours en moyenne. 
‍✔ Un outil prêt à grandir → De 50 à 150 galeries connectées en 18 mois, sans refonte.

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