La Compagnie des Familles

Client:
La Compagnie des Familles
Catégorie:
Réseau de franchise
Date de livraison:
Juillet 2018
Plateforme:
Web + Mobile

Contexte

Fondé en 2004 par Laurent David, ce réseau d’agences propose des services de garde d’enfant et d’aide aux devoirs à de nombreuses familles partout en France.

Leur volonté principale : permettre aux parents de conjuguer harmonieusement vie professionnelle et familiale en leur offrant des solutions adaptées à leurs besoins.

Dispositif mis en place

Comment est-ce que ça a commencé ?

La Compagnie des Familles nous a présenté son projet fin 2017 : proposer à ses agences une application mobile facilitant le quotidien de leurs employés, notamment lors de la période de rentrée scolaire, enjeu majeur pour le secteur.

Comme nous le faisons pour chacun de nos projets, nous avons rencontré le fondateur du réseau afin de déterminer au mieux ses besoins et définir ensemble le plan de développement de la plateforme.

Le choix de l’application web

Ce cadrage nous a permis de nous rendre compte qu’une application mobile n’était pas le format le plus adapté à la problématique du projet. Nous avons donc conseillé à La Compagnie des Familles de faire le choix d’une application web : accessible depuis n’importe quel ordinateur ou smartphone, simple à mettre à jour et à maintenir donc moins coûteuse, elle permettrait aux agences de gérer leurs demandes de gardes, simplement et sans contrainte.

Répondre au besoin immédiat : alléger le traitement des dossiers de demande de garde !

Une fois ce choix validé, nous avons créé les premières bases de l’application, à savoir la plateforme web, les différentes agences et des comptes pour les employés. La deuxième étape fut donc de transcrire de manière numérique les différentes étapes de la création d’une demande de garde, du contact initial de la famille aux paiements des frais d’adhésion validant le dossier.

Jusqu’alors, la gestion de ces dossiers prenait beaucoup de temps aux agences car tout se faisait par téléphone et était consigné à la main au format papier. Le suivi de l’avancement des dossiers était difficile, le paiement se faisait par chèque et il pouvait arriver qu’une demande de garde se glisse entre les mailles du filet. Nous avons donc remédié à ces points grâce aux fonctionnalités suivantes :

  • Un espace dédié par agence : à chaque agence ses propres dossiers de demandes de garde. Ainsi, aucun risque qu’ils ne se mélangent !

  • L’envoi de devis : plus besoin de passer par une boite mail, les devis, automatiquement mis à jour grâce aux informations données par la famille, sont stockés sur l’application et envoyés directement depuis la plateforme.

  • L’adhésion en ligne : ce n’est plus aux agences d’appeler les familles et de remplir manuellement leur formulaire d’adhésion. Chaque famille est désormais libre de le remplir en ligne lorsqu’elle le souhaite, sur mobile, sur ordinateur, à 8h comme à 22h. Un gain de temps et de confort précieux pour les familles comme pour les agences !

  • Le paiement sécurisé : grâce à la mise en place de Stripe et de 3DSecure, les familles peuvent payer directement en ligne par carte bleue. Les agences sont donc libérées de la gestion des paiements en chèques ou espèces.

  • Le suivi des demandes de gardes, étape par étape : cette famille a-t-elle bien reçu son devis ? A-t-elle bien réglé ses frais d’adhésion ? Autant de questions que les différentes agences n’ont plus à se poser grâce à l’application. Un simple regard sur la plateforme leur permet d’identifier immédiatement le statut d’un dossier et les prochaines étapes par lesquelles il doit passer.

L’application a été déployée en juin 2018 afin d’être testée par l’agence de Paris, à la tête du réseau, notre but étant de valider son fonctionnement auprès des utilisateurs et de les former aux différentes fonctionnalités. Ainsi, cette agence a pu servir de référent pour l’ensemble du réseau et s’assurer de la bonne adoption de l’application, mais nous a également permis d’identifier de nouveaux besoins.

Le cas des gardes occasionnelles

Le besoin initial était de gérer les demandes régulières. Mais que proposer aux familles ayant des besoins ponctuels, pour des mariages, des anniversaires ou encore des week-ends ? Devant la demande croissante pour ce genre de cas, nous avons fait le choix d’adapter le processus existant pour les gardes régulières, afin de ne laisser aucune demande sans réponse.

Impact de notre intervention

Après plusieurs mois d’utilisation, nous avons pu mesurer les impacts de notre travail pour les utilisateurs. Cette nouvelle plateforme de gestion des dossiers modernise et facilite leur quotidien tout en valorisant le fonctionnement en réseau de La Compagnie des Familles. L’agence de Paris a même choisi de s’en servir comme atout de communication en interne, mais aussi lors des différents salons professionnels du secteur, afin d’attirer de nouveaux potentiels partenaires et franchisés, grâce à une brochure réalisée par nos équipes, et distribuée en plusieurs centaines d’exemplaires.

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